Lên kế hoạch du lịch cho công ty? Gửi số người, số ngày và ngân sách, BHT gợi ý điểm đến và báo giá trọn gói.
Trả lời nhanh
Tổ chức du lịch cho cơ quan nên đi theo năm bước: chốt mục tiêu và ngân sách; khảo sát nhân viên về ngày đi, điểm đến; chọn đơn vị tổ chức và ký hợp đồng lữ hành bằng văn bản; chốt danh sách, phòng, xe, bảo hiểm trước ngày đi 1–2 tuần; và cử một người làm đầu mối trong suốt chuyến đi. Theo Luật Du lịch 2017, hợp đồng lữ hành phải lập thành văn bản và doanh nghiệp lữ hành phải mua bảo hiểm cho khách trong tour.
Người được giao phụ trách chuyến du lịch cơ quan thường phải lo rất nhiều việc cùng lúc: lấy ý kiến, so sánh báo giá, làm danh sách, giải quyết phát sinh. Bài này là checklist thực tế để bạn không bỏ sót việc nào, áp dụng cho cả chuyến đi trong ngày lẫn chuyến 3–4 ngày.
Bước 1: Chốt mục tiêu và ngân sách
Hỏi lãnh đạo ba câu: chuyến đi để làm gì (nghỉ ngơi, gắn kết, khen thưởng), đi mấy ngày, ngân sách mỗi người bao nhiêu và có cho người nhà đi kèm không. Ba câu trả lời này quyết định điểm đến và mức dịch vụ. Gợi ý điểm đến theo số ngày có ở Du lịch công ty nên đi đâu? Gợi ý điểm đến theo số ngày, số người và mục tiêu chuyến đi.
Bước 2: Khảo sát nhân viên
- Ngày đi thuận tiện nhất (tránh kỳ báo cáo, mùa cao điểm công việc).
- Hai, ba điểm đến để chọn.
- Số người đi kèm, trẻ em, người lớn tuổi.
- Ai say xe, ăn chay, dị ứng, cần phòng riêng.
Khảo sát bằng biểu mẫu trực tuyến giúp tổng hợp nhanh. Hãy hẹn hạn trả lời rõ ràng.
Bước 3: Chọn đơn vị tổ chức và ký hợp đồng
Lấy báo giá của hai, ba đơn vị trên cùng một yêu cầu để so sánh. Khi so sánh, đặt từng khoản cạnh nhau: xe, khách sạn, số bữa ăn và mức ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm, gala hay team building, thuế VAT.
Theo Luật Du lịch 2017, hợp đồng lữ hành phải được lập thành văn bản. Hợp đồng nên ghi rõ chương trình, giá, phần đã gồm và chưa gồm, điều kiện hủy, đổi, số người tối thiểu và cách xử lý khi thời tiết xấu.
Bước 4: Chuẩn bị trước ngày đi
| Thời điểm | Việc cần làm |
|---|---|
| Trước 1–2 tháng | Chốt điểm đến, ngày đi, ký hợp đồng, đặt cọc |
| Trước 3–4 tuần | Đặt vé máy bay nếu bay; nhắc làm hộ chiếu, visa nếu đi nước ngoài |
| Trước 1–2 tuần | Chốt danh sách, danh sách phòng, số xe |
| Trước 2–3 ngày | Gửi lịch trình, giờ đón, số điện thoại trưởng đoàn |
| Tối trước ngày đi | Nhắc giờ, điểm đón, giấy tờ |
Danh sách đoàn cần họ tên đúng giấy tờ, ngày sinh, số giấy tờ (bay hoặc đi nước ngoài), số điện thoại. Danh sách phòng nên ghép sẵn theo nhóm thân để tránh tranh luận lúc nhận phòng.
Xe: đoàn dưới 15 người dùng xe 16 chỗ; 15–27 người dùng xe 29 chỗ; 28–40 người dùng xe 45 chỗ. Xem Thuê xe 16 chỗ ở Phú Thọ, Vĩnh Phúc: hợp với nhóm nào, đi đâu, lưu ý gì, Thuê xe 29 chỗ đi tour đoàn: khi nào nên chọn và lưu ý khi đặt, Thuê xe 45 chỗ đi 1 ngày, 2 ngày 1 đêm: chi phí gồm những gì.
Bảo hiểm: doanh nghiệp lữ hành phải mua bảo hiểm cho khách trong tour; nếu cơ quan tự tổ chức, nên mua bảo hiểm du lịch cho cả đoàn. Xem Bảo hiểm du lịch trong nước: có bắt buộc không, chi trả gì, khi nào nên mua.
Bước 5: Trong chuyến đi
- Một người làm đầu mối với hướng dẫn viên và nhà xe.
- Mỗi xe một trưởng xe, điểm danh sau mỗi điểm dừng.
- Có nhóm chat chung để báo giờ tập trung.
- Mang túi thuốc cơ bản, danh sách số điện thoại khẩn cấp.
- Ghi lại phát sinh (thêm suất ăn, đổi phòng) để quyết toán.
Bước 6: Sau chuyến đi
Thu chứng từ, hóa đơn để quyết toán; lấy ý kiến nhanh của mọi người để rút kinh nghiệm cho lần sau; gửi ảnh chung của đoàn.
Gợi ý điểm đến theo thời gian
- Trong ngày: Tây Thiên – Tam Đảo, chùa Hương, Tam Chúc, Bái Đính – Tràng An. Xem Tour du xuân, lễ chùa đầu năm 1 ngày ở miền Bắc: chọn điểm nào, giá bao nhiêu từ Phú Thọ.
- 2 ngày 1 đêm: Hạ Long, Sầm Sơn, Cửa Lò, Ninh Bình. Xem Du lịch Ninh Bình 2 ngày 1 đêm: Hang Múa, Tràng An, Thung Nham đi thế nào cho hợp lý.
- Mùa hè: biển và vùng núi mát. Xem Du lịch hè miền Bắc nên đi đâu cùng gia đình? Biển gần, núi mát và gợi ý theo số ngày.
Tổ chức chuyến đi cùng BHT
BHT nhận tổ chức tour trong nước và nước ngoài cho cơ quan, công ty: tư vấn điểm đến theo ngân sách, xe 4–45 chỗ, khách sạn, vé máy bay, hướng dẫn viên và hợp đồng rõ ràng. Gửi số người, số ngày và ngân sách để nhận phương án.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức du lịch cho cơ quan cần chuẩn bị trước bao lâu?
Nên chốt điểm đến và ký hợp đồng trước 1–2 tháng; đi máy bay hoặc nước ngoài nên sớm hơn.
Hợp đồng du lịch với công ty lữ hành có bắt buộc bằng văn bản không?
Có. Theo Luật Du lịch 2017, hợp đồng lữ hành phải được lập thành văn bản.
Đi tour có cần tự mua bảo hiểm không?
Doanh nghiệp lữ hành phải mua bảo hiểm cho khách trong tour; nếu cơ quan tự tổ chức thì nên mua cho cả đoàn.
Đoàn 30 người nên thuê xe gì?
Thường dùng xe 45 chỗ để thoải mái chỗ ngồi và hành lý.
Cần gửi gì cho đơn vị tổ chức để có báo giá?
Số người, số ngày, điểm đến mong muốn, ngân sách mỗi người và các yêu cầu đặc biệt.
Bạn cần BHT hỗ trợ? Gọi hoặc nhắn Zalo 0945 579 886 (hoặc 0914 579 886). Văn phòng: Số 25, Lô S4, KĐT Chùa Hà Tiên, phường Vĩnh Phúc, tỉnh Phú Thọ.
Nguồn tham khảo
- Hợp đồng lữ hành và quy định bảo hiểm, Luật Du lịch 2017 (Thư viện Pháp luật)
- Tour trong nước của BHT
- Dịch vụ thuê xe của BHT
Nguồn ảnh: ảnh bìa dựa trên ảnh của nakashi (Wikimedia Commons, CC BY-SA 2.0, đã cắt và thêm chữ; ảnh bìa phát hành theo cùng giấy phép); ảnh trong bài của Jakub Hałun (Wikimedia Commons, CC BY 4.0, đã cắt). Ảnh thông tin do BHT Tourist thiết kế.
Thông tin cập nhật tháng 11/2026. Quy định, lệ phí có thể thay đổi; BHT kiểm tra lại theo ngày đi của bạn.
